Prenotazioni

Per alcune casistiche particolari, e solo su richiesta dell’Ufficio Comunale, è possibile predisporre una pagina prenotazioni che permetta, in un determinato lasso di tempo indicato dal Comune stesso, l’inserimento dei dati di una prenotazione passata per un pernottamento futuro, e di trasformare questo inserimento in una successiva registrazione, in fase di check-in, a cui verrà applicato un regolamento diverso, o precedente, da quello in vigore al momento dell’effettivo check-in.

Inserimento manuale dati prenotazione

All’interno del menù orizzontale nero accanto ad Adempimenti istituzionali, sarà possibile selezionare la voce Prenotazioni, che rimanderà alla relativa pagina del WebCheckIn. In questa pagina sarà possibile inserire, entro la data limite di inserimento comunicata dal Comune, le prenotazioni ricevute precedentemente all’entrata in vigore del nuovo regolamento, con relativo codice prenotazione nel caso di gestionali o siti di prenotazione (Airbnb e Booking ne forniscono uno, quindi può essere utile usare quello; nel caso non si avesse il codice prenotazione, il sistema ne propone uno suo univoco). Tutto quello che si dovrà fare sarà semplicemente inserire i seguenti dati all’interno dei campi che vedrete a schermo:

I dati da inserire sono:

– Codice prenotazione (o generato da gestionale/sito di prenotazione, o inventato, o generato automaticamente dal portale)
– Date di arrivo e di partenza (il numero di notti verrà calcolato in automatico)
– Numero di ospiti che pernotteranno in quel lasso di tempo
– Nazionalità degli ospiti (italiana o no)
– Nome dell’ospite singolo/capofamiglia/capogruppo
– Eventuale sito di prenotazione

Una volta inseriti questi dati, e cliccato sul pulsante Aggiungi, la registrazione della prenotazione comparirà all’interno della pagina web, sotto i campi di inserimento (il fatto che siano italiani o stranieri e il nome dell’ospite di riferimento non sono vincolanti, ma possono tornare utili all’operatore):

In questo modo gli ospiti appena registrati, al momento del check-in, potranno essere esentati dall’applicazione del nuovo regolamento. Successivamente, al momento dell’effettivo check-in, sarà possibile trasferire i dati inseriti dalla registrazione della prenotazione nella pagina di inserimento dei dati per la comunicazione statistica di Nuovo arrivo. Per fare questo trasferimento, basterà cliccare sull’avviso blu Checkin alla destra della registrazione:

Una volta entrati nella pagina di trasferimento, sarà necessario poi verificare i dati della prenotazione nella pagina successiva, riempiendo il campo della Residenza con la residenza dell’ospite singolo/capofamiglia/capogruppo, e dichiarando se la registrazione in questione dovrà essere considerata per il calcolo dell’imposta di soggiorno. Una volta riempiti questi campi, si dovrà cliccare su Continua:

L’ultima parte della procedura sarà quella di confermare i dati della prenotazione, per validarli e registrarli ai fini statistici e per la gestione dell’imposta. Il risultato dovrà essere una registrazione dell’ospite la cui imposta di soggiorno, nelle ricevute e nella pagina di riepilogo mensile, sarà pari a 0.

Inserimento dati prenotazione dal gestionale

Date le numerose richieste, per chi utilizza un gestionale è stata introdotta anche la possibilità di inserire le prenotazioni del gestionale in maniera massiva nella pagina di “Prenotazioni”. La pagina la trovate cliccando sul link presente nell’avviso azzurro della pagina di prenotazioni, dove è scritto: “Per agevolare l’inserimento delle prenotazione da gestionale è possibile caricare un file csv nella seguente pagina Importa Prenotazioni. Le prenotazioni caricate saranno poi riportate e gestibili da questa pagina”.

Prima di fare ciò è opportuno scaricare tutti i dati delle prenotazioni che si vorranno caricare nel portale WebCheckIn in un file di tipo CSV (Comma-Separated Values). Il modello di file CSV dovrà contenere determinate specifiche per il formato di esportazione, da richiedere alla software house fornitrice del gestionale per poter caricare tali prenotazioni. Tali specifiche includeranno i seguenti campi:

idgruppo = numero identificativo che poi sarà usato nel file XML inviato a seguito del check-in

datada = la data di arrivo

dataa = la data di partenza

notti = il numero di notti totale (dovrà essere uguale alla differenza fra “dataa” e “datada”)

nospiti = il numero di ospiti del gruppo/della famiglia

nomeospite = un’etichetta che aiuti il gestore a capire di che prenotazionie si tratti (evitare apostrofi, virgole, virgolette ecc)

L’importazione avverà in base alla posizione del campo, per cui la riga di testata con i nomi dei campi potrà essere eventualmente omessa. Un esempio di compilazione del file CSV per le prenotazioni lo trovate nella seguente immagine:

Una volta ottenuto ottenuto il file, si dovrà poi andare alla pagina del caricamento (cliccando su “Importa Prenotazioni” come sopra descritto), cliccare sul pulsante Scegli file per selezionare il file CSV con le prenotazioni, e poi su Importa prenotazioni, per inserire tali dati sul portale:

Il file potrà anche essere caricato più volte: ad ogni caricamento il sistema aggiornerà i dati a parità di “idgruppo” e aggiungerà le prenotazioni in cui “idgruppo” non sarà presente. Per eliminare una prenotazione cancellata si potrà procedere dall’interfaccia web sopra menzionata. Una volta inserite le prenotazioni, esse compariranno nella suddetta pagina, come abbiamo visto sopra, e dal pulsante “check-in” sarà possibile poi procedere con la procedura di registrazione degli ospiti per la comunicazione ISTAT.