Salvare ed Inviare la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno

Salvare ed Inviare la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno

Nei Comuni che hanno istituito l’Imposta di Soggiorno, i gestori delle Strutture Ricettive (e delle Locazioni Brevi, dove non specificato diversamente) sono obbligati dal Regolamento Comunale dell’Imposta di Soggiorno a dichiarare – una volta concluso ogni periodo d’imposta (mensile, trimestrale, ecc.):

il totale degli ospiti (esenti e non esenti) nel periodo;
il totale dei pernotti (esenti e non esenti) nel periodo;
l’importo riscosso nel periodo (da riversare al Comune).

NOTA BENE
Questi sono i dati richiesti solitamente dai vari Comuni. Si invita a verificare sempre presso la propria Amministrazione qualora sia richiesta la dichiarazione periodica di altri dati.

Nei Comuni che hanno aderito al progetto Unicom (in Toscana e fuori dalla Toscana), questa piattaforma consente la trasmissione telematica della dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno.

1. I periodi d’Imposta

Il Regolamento Comunale dell’Imposta di Soggiorno fissa solitamente delle scadenze periodiche per gli obblighi di dichiarazione e versamento dell’imposta riscossa da parte dei gestori delle Strutture Ricettive.

Con periodo d’imposta si intende il periodo per cui viene richiesto di dichiarare quanto riscosso e di riversarlo; il periodo può essere mensile (dichiarazione e versamento mese per mese) o plurimestrale (ad es. trimestrale, con dichiarazione e versamento ogni 3 mesi).

Per verificare il periodo d’imposta vigente nel proprio Comune, si invita a consultare il proprio Regolamento Comunale dell’Imposta di Soggiorno, o di contattare l’Ufficio Tributi del proprio Comune.

Nel caso di periodi d’imposta plurimestrali (bimestrali, trimestrali, quadrimestrali, semestrali, ecc.) la piattaforma WebCheck-In chiederà di salvare la dichiarazione per ogni mese che compone il periodo (es. per tutti e tre i mesi di un trimestre) così da sommare le singole dichiarazioni parziali nel totale della dichiarazione periodica.

2. Come si visualizza il calcolo per la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno

Le sezioni di WebCheck-In destinate alla gestione delle Dichiarazioni per l’Imposta di Soggiorno, sono fondamentalmente 2, e si accede ad entrambe dal menu a tendina sotto la voce Adempimenti Istituzionali:

Calcolo e Invio

La sezione Calcolo e Invio è organizzata mese per mese (vedi l’immagine qui sotto):

Dal calendario in alto, ci si sposta tra i vari mesi;
Nell’elenco Totali Imposta di Soggiorno si visualizza il calcolo mensile dell’imposta sulla base degli inserimenti effettuati da Nuovo Arrivo o sulla base dei dati trasmessi da Gestionale;
Il tasto verde Salva serve per confermare e trasmettere la dichiarazione del mese al Comune, mentre il tasto arancione Inserisci/Modifica Dichiarazione serve per compilare manualmente la dichiarazione del mese;
Nell’elenco Dettagli Imposta di Soggiorno viene riportato l’elenco degli ospiti del mese, che generano il totale visualizzato in alto. Il sistema di calcolo dell’imposta può essere “per cassa” o “per competenza”.

Archivio

La sezione di Archivio è la sezione in cui viene riportato lo stato delle Dichiarazioni e dei Versamenti della propria struttura. Per indicazioni in dettaglio su questa sezione, si rimanda direttamente alla pagina dedicata del manuale: Archivio – Visualizzare/Gestire lo stato di Dichiarazioni e Versamenti.

3. Calcolo “per cassa” o “per competenza”

Prima di visualizzare come si compila e si salva la dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno, è utile chiarire una distinzione importante: quella tra conteggio “per cassa” o “per competenza” nel calcolo e nell’organizzazione dei riepiloghi per la dichiarazione dell’imposta di soggiorno.

Si tratta di due diversi sistemi del calcolo e dell’organizzazione dei riepiloghi dell’Imposta di Soggiorno per la compilazione della dichiarazione, che possono variare da amministrazione ad amministrazione. Sostanzialmente, per quanto riguarda la gestione pratica di dichiarazioni e versamenti dell’Imposta di Soggiorno, la differenza sta nella diversa ripartizione di pernotti e importi per ospiti che soggiornano a cavallo tra due mesi.

Calcolo “per cassa”

Il conteggio “per cassa” implica che i pernotti e gli importi vengano riportati tutti nel mese dell’incasso effettivo dell’imposta (per default, nel mese del check-out dell’ospite).

Esempio
Come nell’esempio in immagine (sotto), per un ospite che soggiorna dal 29 Giugno al 6 Luglio (7 notti totali), il calcolo dei pernotti e dell’imposta dovuta non viene ripartito tra i due mesi, ma viene riportato totalmente (anche quanto si è svolto a Giugno) nel mese del check-out (Luglio). Nel riepilogo del mese di Giugno, invece, non vi sarà alcun conteggio relativo a questo ospite, perché partito il mese successivo.

Calcolo “per competenza”

Il conteggio “per competenza” implica che i pernotti e gli importi imponibili vengano riportati nel rispettivo mese di svolgimento (e non nel mese dell’incasso).

Esempio
Come nell’esempio in immagine (sotto), per un ospite che soggiorna dal 30 Luglio al 3 di Agosto (4 notti totali), vengono conteggiati 2 pernotti su Luglio (le notti del 30 e 31 Luglio) con i rispettivi importi imponibili (nell’esempio, 1 € a notte, quindi 2 €); mentre le restanti 2 notti (le notti del 1 e 2 Agosto) saranno riportate nel mese di Agosto (con i rispettivi importi della tassa).

4. Compilare e Salvare/Inviare la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno

Fondamentalmente, il Regolamento Comunale dell’Imposta di Soggiorno chiede ai gestori delle Strutture Ricettive di trasmettere periodicamente la Dichiarazione indicando il totale di ospiti, pernotti e importi riscossi nel periodo, per poi procedere al versamento di quanto dichiarato.

La piattaforma WebCheck-In consente di compilare la Dichiarazione con modalità diverse – in base alle esigenze della Struttura Ricettive – per poi trasmetterla al Comune. Le modalità di compilazione della Dichiarazione sono 3:

Compilazione Automatica: i calcoli vengono effettuati automaticamente dal sistema sulla base delle presenze inserite manualmente. Si deve soltanto confermare la dichiarazione così come compilata automaticamente dal sistema;
Compilazione Manuale: la dichiarazione viene compilata manualmente con il totale di ospiti e pernotti nel mese (dato aggregato). Questa modalità consente di risparmiare l’inserimento manuale degli ospiti, ma richiede di calcolare autonomamente (o tramite un altro gestionale) i totali per la dichiarazione;
Compilazione automatica tramite Gestionale: qualora si disponesse di un Gestionale privato, è possibile sincronizzare questo con WebCheck-In per la trasmissione degli ospiti, in modo tale che la dichiarazione venga compilata automaticamente sulla base delle presenze trasmesse dal gestionale. Per poter utilizzare questa modalità, è necessario che il proprio gestionale sia stato configurato per la trasmissione (come spiegato alla sezione Trasmettere i dati dal proprio Gestionale di questo manuale).

4.1. Compilazione Automatica della Dichiarazione

Affinché il sistema calcoli automaticamente i totali di ospiti/pernotti/importi per la Dichiarazione dell’imposta di Soggiorno, è necessario che vengano inseriti manualmente tutti gli ospiti da Nuovo Arrivo, indicando le date di arrivo e partenza, ed eventuali esenzioni dal pagamento dell’imposta di soggiorno.

Il sistema calcolerà automaticamente i totali della dichiarazione sulla base degli inserimenti fatti e delle notti imponibili stabilite dal regolamento comunale.

NOTA BENE (1)
Questa modalità di utilizzo è necessaria per le tutte le Strutture Ricettive e Locazioni Turistiche dei Comuni della Toscana che hanno aderito al progetto Unicom, in quanto l’inserimento delle presenze turistiche da Nuovo Arrivo è necessario per adempiere all’obbligo di trasmissione dei flussi turistici per fini statistici (ISTAT).
Alternativamente, le presenze possono essere trasmesse da un gestionale privato.

Con questo metodo, la piattaforma WebCheck-In consente di effettuare un unico inserimento utile per tutti gli adempimenti obbligatori (Istat, Imposta di Soggiorno e, eventualmente, anche per la Questura).

NOTA BENE (2)
Questo metodo di inserimento è facoltativo per le Attività Ricettive dei Comuni fuori dalla Toscana che hanno aderito al progetto Unicom, in quanto è possibile anche compilare manualmente la Dichiarazione.

L’inserimento manuale degli ospiti è più oneroso rispetto ai tempi di inserimento; tuttavia, oltre a consentire la compilazione automatica della dichiarazione, può permettere anche di effettuare un inserimento unico per gestire anche gli adempimenti ISTAT e Questura (tramite l’invio di un file).

Come funziona la compilazione automatica della dichiarazione?

Dopo aver inserito tutti gli ospiti da Nuovo Arrivo si potrà visualizzare il calcolo della dichiarazione alla sezione Adempimenti Istituzionali > Calcolo e Invio:

La pagina caricherà automaticamente l’ultimo mese appena concluso. Si potrà visualizzare il calcolo totale del mese (Totali per Imposta di Soggiorno) e verificare l’elenco degli ospiti che ha generato quel calcolo (Dettagli per Imposta di Soggiorno) con annesso il tasto Azioni per modificare/eliminare un ospite, per aggiungere un familiare o per stampare la ricevuta:

Dopo aver cliccato il tasto verde Salva, verrà salvata e trasmessa automaticamente al Comune la dichiarazione del mese. La pagina sarà reindirizzata automaticamente alla sezione di Archivio dove si visualizzerà il salvataggio effettuato:

La visualizzazione del record mensile nell’Archivio conferma la trasmissione del dato al Comune. Qualora il periodo d’imposta sia plurimestrale (es. trimestrale o quadrimestrale, ecc.) il sistema ricorda sempre di salvare tutti i mesi che compongono il periodo.

4.2. Compilazione Manuale della Dichiarazione

La piattaforma consente di compilare manualmente la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno, inserendo il solo dato aggregato (il calcolo totale di ospiti, pernotti, importi), risparmiando l’inserimento singolare di ogni ospite.

NOTA BENE
Questo metodo è consigliabile per le Attività Ricettive dei Comuni fuori dalla Toscana che hanno aderito al progetto Unicom che possiedono sistemi gestionali autonomi per il calcolo della tassa e che intendono utilizzare Unicom solo per la gestione dell’Imposta di Soggiorno.

Invece, questa modalità è sconsigliata per le Strutture Ricettive e Locazioni Brevi dei Comuni della Toscana che hanno aderito al progetto Unicom, in quanto l’inserimento singolare degli ospiti da Nuovo Arrivo è necessario anche per adempiere agli obblighi di trasmissione dei flussi turistici per fini statistici (ISTAT).

Per compilare a mano la dichiarazione, è necessario accedere alla sezione Adempimenti Istituzionali > Calcolo e Invio e, dopo aver selezionato il mese di riferimento (ricorda: nel caso di periodi d’imposta plurimestrali si deve salvare una dichiarazione per ogni mese che compone il periodo), selezionare il tasto arancione Inserisci Dichiarazione:

Dopo aver cliccato sul tasto arancione Inserisci Dichiarazione si aprirà la scheda per la compilazione della dichiarazione, che si presenta come segue:

La scheda riporta i vari campi da compilare con i dati per la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno: nella prima riga (Non Esenti) è da inserire il totale di ospiti e pernotti soggetti a imposta; nelle righe in basso sono da inserire eventuali ospiti e pernotti esenti dal pagamento della tassa, specificando la tipologia di esenzione.

GIORNI IMPONIBILI E PERNOTTI SOGGETTI A IMPOSTA
Compilando la riga dei Non Esenti si dovrà indicare il numero degli ospiti ed il numero totale di pernottamenti effettuati dagli ospiti e per cui è stata corrisposta l’imposta. I giorni imponibili sono il numero di notti per cui è potenzialmente imponibile il pagamento dell’imposta di soggiorno ad un ospite; i pernotti soggetti a imposta sono il numero di pernottamenti per cui deve essere effettivamente corrisposta l’imposta di soggiorno da parte degli ospiti.

Fondamentalmente, la cifra dei pernotti nel mese, dei giorni imponibili e dei pernotti soggetti a imposta deve corrispondere (in quanto si tratta dello stesso dato sotto 3 punti di vista diversi).

Nel caso in cui un ospite abbia superato il numero massimo dei pernotti imponibili (il numero di notti massime – consecutive o non – per cui è l’ospite è obbligato a corrispondere l’imposta di soggiorno, secondo il Regolamento Comunale), si dovranno indicare il numero di ospiti ed il numero dei pernottamenti che hanno superato il limite delle notti imponibili nell’ultima riga del modulo alla voce Giorni imponibili maggiori di (n).

RICEVUTE NN.
In questa riga può essere indicato il numero progressivo delle ricevute dell’imposta di soggiorno per il mese di riferimento, indicando la prima e l’ultima ricevuta del mese (es. 15-31 se nel mese sono state staccate ricevute dalla quindicesima alla trentunesima). L’inserimento di questo dato è utile alla compilazione automatica del Modello 21 (che, formalmente, richiede questa informazione).

Facciamo un esempio

Nel mese di Agosto sono state ospiti nella mia struttura 15 persone, così suddivise:

Una famiglia di 5 persone (di cui 3 bambini) dal 3 al 10 (7 notti);
Un gruppo di 7 persone (tutti adulti) dal 15 al 18 (3 notti);
Una famiglia di 3 persone (di cui 1 residente) dal 20 al 25 (5 notti).

Supponendo che secondo il Regolamento del mio (ipotetico) Comune i bambini ed i residenti siano esenti dal pagamento dell’imposta di soggiorno e che l’imposta sia dovuta fino ad un massimo di 4 notti consecutive, dovrò calcolare:

Per la famiglia di 5 persone dal 3 al 10: 2 ospiti non esenti (gli adulti) per 10 notti (5+5), e 2 ospiti (sempre i due adulti) esenti per superamento delle notti imponibili per 4 notti (2+2); 3 ospiti esenti in quanto minori per 21 notti (3×7 notti);
Per il gruppo di 7 persone dal 15 al 18: 7 ospiti non esenti per 21 notti (7×3 notti);
Per la famiglia di 3 persone dal 20 al 25: 2 ospiti non esenti per 8 notti (4+4) e 2 ospiti (gli stessi due) esenti per superamento delle notti imponibili per 2 notti (1+1); 1 ospite esente in quanto residente per 5 notti.

Nel compilare la dichiarazione, si dovranno sommare i vari dati per comporre il totale del mese:

Non Esenti | ospiti: (11); pernotti nel mese: (39); giorni imponibili: (39); pernotti soggetti a imposta: (39);
Minore di (x) anni | ospiti: (3); pernotti nel mese: (21);
Residenti | ospiti: (1); pernotti nel mese: (5);
Giorni imponibili maggiori di 4 | ospiti: (4); pernotti nel mese: (6).

Salvataggio

Al termine della compilazione, si potrà salvare ed inviare al Comune la Dichiarazione cliccando sul tasto blu Salva Inserimento che si trova in fondo alla scheda:

Verrà automaticamente caricata la pagina di Archivio (Adempimenti Istituzionali > Archivio) dove è possibile verificare lo stato delle dichiarazioni salvate e dei versamenti effettuati.

4.3. Compilazione Automatica tramite Gestionale

Alternativamente all’inserimento manuale degli ospiti da Nuovo Arrivo per la compilazione automatica della Dichiarazione, è possibile trasmettere le presenze da un Gestionale privato, affinché il calcolo della Dichiarazione venga effettuato automaticamente sulla base delle presenze trasmesse dal gestionale.

Per una guida alla configurazione di un gestionale così da trasmettere i dati verso WebCheck-In si veda la pagina dedicata del manuale Trasmettere i dati dal proprio Gestionale (Conf. Gestionale).

Per il salvataggio della Dichiarazione, la procedura funziona esattamente come descritto al punto 4.1. Compilazione Automatica della Dichiarazione, con l’unica eccezione che i dati trasmessi da gestionale non sono modificabili manualmente (ma solo tramite un comando di modifica dal gestionale stesso).

AVVISO – Strutture Ricettive della Toscana
Per le Strutture Ricettive dei Comuni della Toscana che hanno aderito al progetto Unicom: la piattaforma WebCheck-In (con accesso da Ricestat o da Unicom) deve essere utilizzata anche per la trasmissione dei dati sul flusso turistico per fini statistici (ISTAT).

Qualora i dati trasmessi dal gestionale dovessero essere scorretti o incompleti, si avvisa che la correzione manuale della dichiarazione è funzionale ad adeguare la propria posizione solo per l’adempimento dell’Imposta di Soggiorno: per quanto riguarda la trasmissione dei dati per l’ISTAT, si dovrà correggere il dato direttamente dal gestionale, eventualmente contattando la rispettiva assistenza tecnica.

Cosa fare se i dati trasmessi dal gestionale sono scorretti o incompleti?

Se alla verifica del calcolo della dichiarazione per l’Imposta di Soggiorno si dovesse verificare che il calcolo effettuato sulla base dei dati trasmessi dal gestionale dovesse essere incompleto o scorretto, si consiglia in prima istanza di contattare l’assistenza del proprio gestionale per verificare la trasmissione dei dati.

È comunque possibile correggere manualmente la dichiarazione: è sufficiente cliccare sul tasto arancione Inserisci/Modifica Dichiarazione che si trova accanto al tasto verde di salvataggio nella sezione di Calcolo e Invio (la procedura è analoga a quella di compilazione manuale della dichiarazione).

Una volta cliccato su Inserisci/Modifica Dichiarazione si aprirà la scheda per la compilazione/correzione manuale della dichiarazione, dove si potranno correggere i dati e salvare tramite il tasto blu Salva Inserimento in fondo al modulo (come mostrato alla sezione 4.2. Compilazione Manuale della Dichiarazione.

4.4. Dichiarazione Nulla (nessun ospite nel mese)

Cosa fare se non c’è stato alcun ospite nel mese?

Solitamente, il Regolamento Comunale dell’Imposta di Soggiorno richiede di effettuare la Dichiarazione anche nel caso in cui non ci siano stati ospiti (e quindi non sia stato riscosso alcunché).

Per salvare la dichiarazione nulla di un mese, sarà sufficiente accedere alla sezione Adempimenti Istituzionali > Calcolo e Invio e selezionare il mese in oggetto: cliccando sul tasto verde Salva Movimento Nullo verrà inviata la dichiarazione nulla per quel mese.

AVVISO PER LE STRUTTURE RICETTIVE E LOCAZIONI TURISTICHE DELLA TOSCANA
Il salvataggio della dichiarazione nulla per Imposta di Soggiorno non coincide con la comunicazione di assenza di movimentazione turistica nel mese per l’ISTAT. Per comunicare l’assenza di flussi turistici nel mese all’Istat si deve utilizzare l’apposita sezione dedicata ai Movimenti Nulli.

Dopo il salvataggio verrà caricata la pagina di Archivio: nel caso in cui l’intero periodo abbia un importo totale pari a zero, non si dovrà procedere con alcuna operazione ulteriore e il sistema visualizzerà automaticamente il messaggio in verde Ricevuto dal Comune a confermare la completezza della Dichiarazione e la ricezione di quest’ultima da parte del Comune:

Operazioni Successive

Una volta compilata, salvata e trasmessa la Dichiarazione dell’Imposta di Soggiorno (sia essa mensile o pluri-mestrale) si potrà procedere con alcune operazioni successive, a partire dal versamento dell’importo riscosso e dichiarato.

Effettuare il versamento al Comune di quanto riscosso
Gestire Dichiarazioni e Versamenti
Scaricare il Modello 21 (Conto di Gestione)

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