Locazioni Turistiche – Registrazione su Portale Regionale Toscana (dal 1 Marzo 2019)

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Portale Regionale per Comunicazione Locazioni Turistiche – 1 Marzo 2019

ATTENZIONE. PRIMA DI CONTINUARE LEGGERE QUI:

Questa pagina è dedicata alle sole Province Toscane di: Arezzo | Grosseto | Livorno | Lucca | Massa Carrara | Pisa | Siena.

Se il vostro alloggio in affitto come Locazione Turistica si trova in provincia di: Prato | Firenze | Pistoia, vi invitiamo ad accedere direttamente al sito web della Regione Toscana per essere indirizzati al portale dedicato, al link: http://www.regione.toscana.it/-/comunicazione-locazioni-turistiche.

Con la Legge Regionale 86/2016 (Testo Unico del Sistema Turistico Regionale) è stato introdotto in Toscana l’obbligo, per le Locazioni Turistiche, di effettuare una Comunicazione al Comune di pertinenza relativamente alle informazioni anagrafiche e catastali della struttura (art. 70 LR 86/2016).

Le Locazioni Turistiche dovranno pertanto registrarsi sul nuovo portale regionale dedicato, specificando la Provincia ed il proprio Comune di pertinenza.
Alla conclusione del processo di registrazione, verrà creato un codice regionale univoco identificativo della struttura: contestualmente all’obbligo di Comunicazione al Comune, saranno anche forniti gli accessi per la piattaforma online dedicata all’invio della movimentazione (arrivi e partenze) per l’Istat (come previsto dalla Legge Regionale 86/2016) e per la gestione dell’Imposta di Soggiorno nei soli Comuni che utilizzano la piattaforma UNICOM.

NOTA BENE: la registrazione al portale viene effettuato col proprio Codice Fiscale personale; la Comunicazione obbligatoria al Comune deve essere effettuata singolarmente e distintamente per ogni alloggio di cui si è proprietari. Questo significa che se si possiedono 2 alloggi, entrambi affittati come Locazione Turistica, si devono compilare 2 diversi moduli di Comunicazione.

Per la registrazione del secondo alloggio, una volta registrato il primo, si segua la guida qui di seguito al punto 7.

Indice

1. Accedere alla pagina dedicata sul sito della Regione Toscana

Per procedere alla registrazione sul portale online ed alla compilazione della Comunicazione per il Comune di pertinenza, si deve in prima istanza collegarsi alla pagina apposita sul sito della Regione Toscana:

http://servizi.toscana.it/?tema=turismo

Una volta caricata questa pagina, cliccare sul logo verde “Locazioni Turistiche”:

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Una volta cliccato, si dovrà selezionare la propria provincia:

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Cliccando sulla provincia in cui si trova la propria struttura, si accederà al portale apposito per la registrazione.

2. Accedere al portale della propria Provincia. Selezionare il Comune, inserire i dati per l’account

Una volta selezionato il portale della propria Provincia, si accederà alla prima pagina di registrazione, in cui si dovrà selezionare il Comune di pertinenza della Locazione Turistica, ed inserire i dati minimi per la creazione dell’account:

1L’immagine è esemplificativa del portale (esempio sulla Provincia di Massa-Carrara)

Si proceda con la compilazione dei dati sulla pagina visualizzata: cliccando sulla voce “Comune” si aprirà un menu a tendina da cui dovrà essere selezionato il Comune in cui si trova la propria Locazione Turistica (vedi a fianco, in immagine).

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Di seguito si inseriscano:

  • il proprio Nome e Cognome;
  • il proprio Codice Fiscale;
  • una password a propria scelta (min. 8 caratteri).

Prima di attivare l’account, si deve specificare la natura del soggetto richiedente registrazione, ovvero se si tratti di persona fisica o di legale rappresentante:3

A questo punto si proceda cliccando il tasto blu “Invia email di attivazione”: si riceverà un messaggio di posta all’indirizzo email indicato, che servirà per conferma ed attivazione dell’account.

3. Ricezione della mail e conferma dell’account

Una volta cliccato il tasto blu “Invia email di attivazione” si riceverà un messaggio all’indirizzo email indicato, con un link di ATTIVAZIONE ACCOUNT. Cliccando sul link si verrà automaticamente reindirizzati sulla pagina di conferma e validazione dei dati per l’attivazione dell’account:

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ATTENZIONE (1): se vi state registrando come proprietari di un alloggio, lasciate la spunta su “No” alla domanda “Sei un’agenzia immobiliare?”. Altrimenti, verrà inoltrata una richiesta di registrazione come Agenzia Immobiliare, e non sarà possibile effettuare nuove registrazioni col proprio codice fiscale (cui può corrispondere un solo account).

ATTENZIONE (2): nel caso in cui, invece, siate un’Agenzia Immobiliare, guardate la guida più avanti al punto 6. Agenzie Immobiliari che gestiscono l’attività di Locazione Turistica per conto di proprietari.

Una volta verificati i dati e specificato se persona fisica o legale rappresentante, si proceda cliccando sul tasto blu “Conferma ed attiva l’Account”.

4. Attivazione dell’account, ricezione delle credenziali, compilazione della Comunicazione al Comune

Una volta attivato definitivamente l’account, si riceverà una ulteriore email di conferma definitiva dell’attivazione dell’account, con riepilogo delle proprie credenziali di accesso e link alla pagina di login al portale.

Nota Bene: il portale regionale sarà il punto d’accesso anche per la piattaforma telematica per l’invio della movimentazione (arrivi e presenze) a fini Istat, ed eventualmente dell’Imposta di Soggiorno (nei Comuni aderenti al progetto Unicom).
Pertanto, nel caso di Locazioni Turistiche già registrate sul portale Unicom per l’imposta di soggiorno nel proprio Comune, con il codice provvisorio “AFT”, il nuovo punto di accesso per tutti gli adempimenti istituzionali sarà il portale regionale (mentre l’account su Unicom sarà a breve disabilitato).

Al primo accesso la pagina web verrà automaticamente reindirizzata direttamente alla compilazione della Comunicazione per il Comune di pertinenza, che si presenterà come nell’immagine qui sotto (a titolo di esempio):

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In alto a sx viene visualizzato il codice regionale univoco che identifica la propria Locazione Turistica: nell’immagine si tratta del codice 045004LTN0001.
– 045 indica la Provincia di Massa-Carrara;
– 004 il Comune di Casola in Lunigiana nella Provincia di Massa-Carrara;
– la sigla LTN sta per “Locazione Turistica Non imprenditoriale” (cioè gestita da persona fisica, non rappresentante impresa);
– 0001 è un progressivo numerico.

Il modulo di comunicazione può essere compilato a più riprese, prima della validazione definitiva.

Con la validazione definitiva della Comunicazione, ne sarà esportata una versione in pdf che sarà inviata per email al proprio indirizzo ed al Comune di pertinenza.

NOTA BENE: nel caso si possiedano più di un alloggio affittati come Locazioni Turistiche, deve essere compilato un modulo distinto per ogni alloggio posseduto. Dunque, il modulo compilato al primo accesso deve riguardare UNO dei due (o più) alloggi che si affittano. Una volta completato il primo modulo di Comunicazione, sarà possibile registrare una nuova Comunicazione per gli altri alloggi (con procedura descritta al punto 7. Registrare più alloggi con lo stesso Codice Fiscale.

5. Salvataggio e Invio della Comunicazione al Comune

Come appena specificato, il modulo di comunicazione al Comune può essere compilato a più riprese, tenendo salvataggio dei dati provvisori inseriti.

Per salvare la compilazione parziale del modulo, così da poter tornare e completarlo in un secondo momento, si deve scorrere in fondo alla pagina, e spuntare la voce “Spuntare per conferma di presa visione”:

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Una volta messa la spunta, verrà data la possibilità di salvare il modulo (in fondo):

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Dopo aver cliccato Salva e Verifica verranno salvati i dati finora compilati, e si potrà chiudere la finestra per ritornare successivamente ad ultimare la compilazione del modulo.

Ogni volta aggiornato il modulo, scorrendo in fondo alla pagina, si potranno salvarne le modifiche; una volta compilati tutti i campi obbligatori, si potrà terminarne la compilazione ed inviarlo al Comune di pertinenza (l’invio è automatico col salvataggio):

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Cliccando su Salva modifiche (senza inviaresi salveranno gli aggiornamenti, per tornare nuovamente a modificare il modulo; cliccando su Termina ed Invia Dichiarazione, verrà salvato definitivamente il modulo: una copia pdf sarà inviata automaticamente alla Provincia ed al Comune di pertinenza; una copia in pdf potrà essere stampata come ricevuta dell’avvenuto invio.

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5.1. Salvataggio provvisorio del modulo di Comunicazione al Comune

Come appena specificato, il modulo della Comunicazione al Comune può essere compilato a più riprese, facendo salvataggi in itinere dei dati inseriti, permettendo la modifica prima dell’invio definitivo.

Dopo aver compilato parzialmente il modulo ed aver salvato col tasto “Salva e verifica” in fondo a sinistra (che diventa “Salva modifiche (senza inviare)” dopo il primo salvataggio) si può uscire dal portale e rientrare successivamente per terminare la compilazione.

Qualora si uscisse dal portale e si rientrasse dalla pagina di Login, si presenterà a video la schermata seguente:

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Si tratta del pannello di gestione del proprio alloggio. Per ritornare alla compilazione del modulo, si deve osservare la finestra sulla destra chiamata “Archivio delle Dichiarazioni“: la scritta “Principale” in grassetto viola indica che il modulo di Comunicazione al Comune è stato compilato solo parzialmente, senza essere terminato; per accedere nuovamente al modulo e continuare la compilazione (ed eventualmente terminarla) si deve cliccare sulla data sotto “Principale”:

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Dopo il clic, si sarà riportati sul modulo da compilare, per completarlo ed eventualmente terminarne la compilazione.

6. Salvare una Nuova Dichiarazione al Comune (modifiche/variazioni)

Nel caso in cui si rivelasse necessario effettuare una nuova Dichiarazione per modifiche e variazioni sui dati anagrafici della struttura, si potrà compilare e salvare una nuova Dichiarazioni cliccando su Nuova dichiarazione variazioni sotto l’Archivio delle dichiarazioni:

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7. Registrare un secondo alloggio per lo stesso proprietario (stesso account, stesso Codice Fiscale)

Nel caso in cui uno stesso proprietario gestisca a proprio titolo più di un alloggio (appartamento/immobile) come Locazione Turistica, deve comunque effettuare una singola Comunicazione (tramite il portale online) per ogni diverso appartamento/immobile.

Ad esempio: un proprietario di 2 appartamenti distinti, entrambi locati per finalità turistiche, dovrà effettuare 2 distinte Comunicazioni al Comune (cui corrisponderanno 2 distinti codici identificativi delle strutture).

Dopo essersi registrati al portale (come descritto ai punti 1 – 2 – 3 di questa guida), si potrà compilare una prima Comunicazione (per uno dei propri alloggi). Al primo accesso al portale verrà infatti registrato il primo codice identificativo della struttura, di cui dovrà essere compilata la Comunicazione al Comune.

Una volta terminata la compilazione della Comunicazione per la prima delle proprie strutture, si potrà procedere a registrare il secondo (e poi gli altri, eventualmente) alloggio.

NOTA BENE: l’accesso al portale avviene sempre con le stesse credenziali generate in fase di registrazione, cioè Codice Fiscale e password. Non si deve quindi fare una nuova procedura di registrazione da capo (che non verrebbe accettata, in quanto il Codice Fiscale è già registrato), ma associare una seconda locazione al proprio account con la procedura descritta di seguito.

La procedura di aggiunta degli alloggi successivi al primo diventa disponibile solo dopo aver terminato ed inviato la compilazione della prima Comunicazione.

Una volta effettuato il login con le proprie credenziali, si accede al pannello visualizzato come sotto in immagine:

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Per aggiungere un nuovo alloggio, si deve cliccare sulla voce “Inserisci nuova Locazione” nel menu sulla sinistra:

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Si aprirà una finestra, che chiede di selezionare il Comune in cui si trova l’alloggio da aggiungere:

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Si clicchi sul menu a tendina, e si selezioni il Comune di pertinenza. A questo punto, verrà chiesto di specificare se il locatore affitta l’alloggio in qualità di Persona Fisica o di Legale Rappresentante di Impresa (cioè se gestisce l’attività di affitto in forma imprenditoriale o meno):

27La voce “Stai creando una nuova Locazione in qualità di IMPRENDITORE/LEGALE RAPPRESENTANTE DI IMPRESA” che si vede in questa immagine di esempio, indica che la prima registrazione è stata effettuata con questo titolo, come promemoria.

A questo punto, si clicchi su “Crea Locazione” e si confermi per registrare il nuovo alloggio:

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Una volta confermata la creazione della nuova Locazione, la pagina sarà automaticamente reindirizzata al modulo di Comunicazione al Comune per il nuovo alloggio registrato:

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Il “Codice dell’esercizio” che viene visualizzato in alto a sinistra nel modulo è il nuovo codice regionale univoco che identifica l’alloggio appena creato.

A questo punto si potrà procedere alla compilazione e salvataggio del modulo di Comunicazione come descritto ai punti 4 – 5 di questa guida.

7.1. Più alloggi registrati con lo stesso account: accedere ai diversi alloggi (compilazione modulo, accesso statistica)

Una volta registrato un nuovo alloggio con la procedura descritta al punto precedente, verrà data la possibilità ad ogni nuovo accesso di selezionare a quale alloggio (con rispettivo codice identificativo) si intende accedere (per terminare la compilazione del modulo di Comunicazione al Comune, o per accedere alla piattaforma di invio delle presenze per fini statistici).

Una volta effettuato il login con le proprie credenziali, la pagina presenterà un panello di ricerca, come sotto in immagine:

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Per poter visualizzare l’elenco completo dei propri alloggi registrati (due o più), si proceda cliccando su “Cerca“, lasciando vuoti i campi della ricerca:

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Come si vede in immagine, di sotto viene fornito l’elenco dei diversi alloggi registrati con il proprio account: sotto la colonna Tipo viene riportata sigla identificativa (LTI: “Locazione Turistica Imprenditoriale”; LTN: “Locazione Turistica Non Imprenditoriale”); sotto Comune il comune in cui si trova l’alloggio; sotto Insegna il proprio nome e la via dell’alloggio; sotto Codice regionale il codice identificativo univoco dell’alloggio.

NOTA BENE: sotto la colonna “Insegna” viene riportato il nome del locatore (se inserito in fase di registrazione; altrimenti è assente) e la via dell’alloggio (se è già stato compilato il modulo di registrazione).

I colori diversi sotto la colonna Insegna distinguono il diverso stato di compilazione del modulo di Comunicazione:

  • Testo in grassetto, verde: il modulo di Comunicazione deve essere del tutto compilato;
  • Testo in grassetto, viola: il modulo di Comunicazione è stato compilato solo parzialmente, deve essere terminato ed inviato;
  • Testo normale: modulo compilato e terminato.

Per accedere al singolo pannello di ogni alloggio, si deve cliccare sul codice sotto la colonna Codice regionale:

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A questo punto, si verrà riportati nel pannello dell’alloggio, da dove si potrà compilare o terminare il modulo, o accedere alla piattaforma per la statistica (per cui vedi il punto 8. Accedere alla piattaforma di invio dei dati a fini statistici (WebCheck-In)).

Una volta entrati sul pannello di un alloggio, si potrà spostarsi su un diverso alloggio cliccando sulla voce “Ricerca” nel menu sulla sinistra:

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Da lì, si proceda con la stessa procedura descritta all’inizio di questa guida.

8. Accedere alla piattaforma di invio dei dati a fini statistici (WebCheck-In)

Con l’articolo 70 (“Locazioni Turistiche”) della Legge Regionale 86/2016, è stato introdotto l’obbligo di comunicazione della movimentazione (arrivi e partenze) turistica nella propria struttura a fini statistici anche per le Locazioni Turistiche, come già per le altre tipologie di strutture ricettive.

Per poter adempiere a questo nuovo obbligo di legge, si potrà accedere ad una piattaforma online di registrazione delle presenze, che saranno automaticamente sincronizzate con la Provincia (per fini ISTAT). Una volta effettuato l’accesso con le proprie credenziali sul portale dedicato, si potrà accedere alla piattaforma telematica di invio delle presenze cliccando sul link alla voce “Link alla statistica – Clicca qui per comunicare la statistica“:

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Cliccando sul link, verrà automaticamente aperta la piattaforma online per la registrazione delle presenze. La piattaforma presenta l’interfaccia che si vede qui sotto in immagine:

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Questa piattaforma, denominata WebCheck-In, potrà consentire la registrazione degli ospiti per la loro comunicazione a fini statistici (Istat): perché le presenze vengano inviate, sarà sufficiente registrarle sulla piattaforma (attraverso la funzione Nuovo Arrivo), e verranno sincronizzate automaticamente (senza dover cliccare alcun tasto di “invio”).

Questo portale offre anche 2 funzioni ulteriori:

  • Gestione degli adempimenti relativi all’Imposta di Soggiorno (invio dichiarazioni periodiche, Modello 21): solo nei Comuni aderenti al progetto Unicom;
  • Possibilità di generazione delle schedine con i nominativi degli ospiti per caricarle tramite file sul portale della Questura AlloggiatiWeb.

Per supporto all’uso della piattaforma, sarà disponibile il servizio di assistenza via chat (in basso a dx su ogni pagina del portale alla voce “Supporto”, in orario 10-12.30 e 14.30-17.30); se necessario, sarà fissato un contatto telefonico direttamente con l’operatore.

Per leggere il Manuale d’uso della piattaforma, si clicchi su Aiuto – Leggi il Manuale:

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9. Delegare la gestione degli adempimenti telematici ad un’Agenzia Immobiliare

E’ possibile delegare la gestione della piattaforma telematica di invio dei dati per Istat (e, laddove attiva col progetto Unicom, per l’Imposta di Soggiorno) all’Agenzia Immobiliare che gestisce il proprio alloggio allocato per uso turistico.

Per fare ciò, è necessario in prima istanza che l’agenzia stessa si sia registrata al portale regionale (secondo quanto indicato al successivo punto 10. Agenzie Immobiliari che gestiscono l’attività di Locazione Turistica per conto dei proprietari), in modo tale da possedere il proprio codice identificativo regionale, di cui si dovrà disporre per poter effettuare la delega.

Per delegare la gestione della propria struttura ad un’agenzia, si proceda cliccando sulla voce Delega Ag. Immobiliare nel menu sulla sinistra:

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Una volta cliccato, si aprirà una sezione per ricercare le Agenzie Immobiliare registrate:

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Si potrà ricerca la propria Agenzia Immobiliare andandone ad inserire il Codice Identificativo Regionale ed il Codice Fiscale dell’utente dell’Agenzia (entrambi i dati sono obbligatori). Cliccando poi “Cerca” verrà fornita l’Agenzia ricercata:

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Per delegare l’Agenzia alla gestione della propria piattaforma per gli adempimenti obbligatori (Istat), si deve cliccare sulla voce “Delega questa Agenzia” (la delega può essere successivamente rimossa).

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L’Agenzia troverà direttamente sul proprio account l’accesso per delega alla gestione della struttura.

10. Agenzie Immobiliari che gestiscono l’attività di Locazione Turistica per conto di proprietari

Un’Agenzia Immobiliare che gestisce l’attività di Locazione Turistica per conto di proprietari di appartamenti/immobili, può registrarsi al portale regionale per gestire gli adempimenti obbligatori relativamente all’Istat (inserimento arrivi e partenze) e, qualora attivo, dell’Imposta di Soggiorno.

Ogni appartamento/immobile deve comunque essere registrato singolarmente sul portale regionale, con il proprio codice univoco identificativo e la propria Comunicazione al Comune di pertinenza. Ogni proprietario potrà poi, tramite apposita procedura sul nuovo portale regionale, effettuare una delega all’Agenzia Immobiliare per la gestione della piattaforma degli adempimenti di legge (Istat + Imposta di Soggiorno dove attiva).

Dunque anche l’Agenzia Immobiliare dovrà registrarsi sul portale, seguendo la procedura descritta precedentemente ai punti 1. Accedere alla pagina dedicata sul sito della Regione Toscana e 2. Accedere al portale della propria Provincia. Selezionare il Comune, inserire i dati per l’account.

Una volta cliccato il tasto blu “Invia email di attivazione” (punto 2) si riceverà un messaggio all’indirizzo email indicato, con un link di ATTIVAZIONE ACCOUNT. Cliccando sul link si verrà automaticamente reindirizzati sulla pagina di conferma e validazione dei dati per l’attivazione dell’account:

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In questa pagina, alla domanda “Sei un’agenzia immobiliare?”, si dovrà rispondere , e procedere cliccando Conferma ed attiva l’Account.

A questo punto si riceverà via email conferma delle credenziali di accesso ed il link alla pagina di login; verrà creato un codice identificativo dell’Agenzia Immobiliare con il codice TOP (“Tour Operator”), ad es.:

052032TOP0001 – 052: Prov. di Siena; 032: Comune di Siena; TOP: Tour Operator; 0001: progressivo numerico.

Dall’interfaccia di gestione del TOP si potrà accedere alla piattaforma per la registrazione dei dati a fini Istat e Imposta di Soggiorno (dove attiva) per tutte le Locazioni Turistiche che avranno effettuato delega verso l’Agenzia.

L’Agenzia dovrà fornire alle singole Locazioni il proprio codice regionale (sigla TOP) che queste dovranno inserire nell’apposita schermata per l’assegnazione della delega.

L’interfaccia del portale per le Agenzie Immobiliari si presenterà come segue (esempio in immagine):

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11. Locazioni Turistiche già registrate sul portale comunale Unicom per la gestione dell’Imposta di Soggiorno (con codice provvisorio “AFT”)

Attenzione: questo messaggio è rivolto a quelle Locazioni Turistiche che si trovano in Comuni Toscani che utilizzano la piattaforma Unicom per la gestione dell’Imposta di Soggiorno, e che si erano già registrati al portale con il codice struttura provvisorio “AFT” per adempiere agli obblighi di comunicazione (dichiarazioni periodiche, modello 21) verso il Comune.

Anche queste strutture hanno l’obbligo di registrarsi sul nuovo portale regionale.

Il vecchio codice “AFT” verrà in seguito cessato, e l’accesso al portale con le credenziali fino usate su Unicom sarà disabilitato. Sarà comunque mantenuto lo storico delle adempienze gestite con il codice AFT fino al 28 Febbraio 2019.

Da un punto di vista operativo, ciò che cambierà sarà fondamentalmente la pagina di accesso alla piattaforma di gestione degli adempimenti (Imposta di Soggiorno + Istat): non si accederà più da Unicom, ma dal nuovo portale regionale (seguendo la procedura di registrazione). La piattaforma di gestione degli adempimenti rimarrà la medesima utilizzata finora. Per adempiere al nuovo obbligo Istat, sarà sufficiente inserire le presenze dalla sezione Nuovo Arrivo, che saranno automaticamente inviate alla Provincia a fini statistici.

Il modulo di Comunicazione al Comune sarà attivo già dal 1 Marzo 2019; il nuovo accesso alla piattaforma di gestione degli adempimenti Istat+Imposta sarà attivo da Lunedì 4 Marzo 2019.